C. P. 40, 13893 Highway 7, Georgetown ON L7G 4T1

905 873-4545

Écrivez directement à nos bureaux :

wghow@wghow.ca

Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

W. Glen How & Associés S.E.N.C.R.L., s.r.l. – Politique de confidentialité

W. Glen How & Associés S.E.N.C.R.L., s.r.l. reconnaît l’importance de la confidentialité et la nature sensible des renseignements personnels. En tant qu’avocats, nous avons une obligation professionnelle d’assurer la confidentialité de tous les renseignements que nous recevons dans le cadre d’une relation avocat-client. Nous nous engageons à protéger tous les renseignements personnels que nous détenons. La présente politique de confidentialité explique comment nous gérons la confidentialité et le caractère délicat des renseignements personnels.

Vos droits en matière de vie privée

Depuis le 1er janvier 2004, toutes les entreprises engagées dans les activités commerciales doivent se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, et au Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation contenu dans la Loi. Ces obligations s’appliquent aux avocats et aux cabinets d’avocats, y compris W. Glen How & Associés S.E.N.C.R.L., s.r.l., dans la mesure où nos activités sont de nature commerciale.

W. Glen How & Associés S.E.N.C.R.L., s.r.l. est responsable des renseignements personnels que nous recueillons et conservons. Afin d’assurer cette responsabilisation, nous avons élaboré la présente politique et offert une formation pertinente à nos avocats et notre personnel de soutien à propos de nos politiques et de nos pratiques.

Pourquoi W. Glen How & Associés S.E.N.C.R.L., s.r.l. a-t-il besoin de renseignements personnels?

Les renseignements personnels sont nécessaires afin de vous fournir adéquatement des services juridiques.

Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Les renseignements personnels incluent tous les renseignements qui vous identifient ou par lesquels votre identité pourrait être déduite.

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons les renseignements personnels uniquement par des moyens légaux et équitables et non pas par des moyens déraisonnables et attentatoires. Dans la mesure du possible, nous recueillons les renseignements personnels directement de vous, au moment où vous retenez nos services et en cours de représentation.

Parfois, nous pouvons obtenir les renseignements vous concernant en provenance d’autres sources, par exemple :

  • - un organisme ou registre gouvernemental;
  • - votre employeur, si nous agissons en votre nom, à votre demande.

Consentement

Dans la plupart des cas, nous vous demanderons votre autorisation expresse à recueillir, utiliser, ou divulguer vos renseignements personnels. Normalement, nous demandons votre consentement par écrit, mais dans certaines circonstances, nous pouvons accepter votre consentement verbal. Parfois, votre consentement pourra être implicite à vos démarches.

L’utilisation de vos renseignements personnels

Nous utilisons vos renseignements personnels afin de vous fournir des avis et des services juridiques et d’administrer notre système de gestion de temps et de facturation du client.

W. Glen How & Associés S.E.N.C.R.L., s.r.l. ne divulgue pas vos renseignements personnels à des tiers pour des fins de marketing. Par exemple, nous ne fournissons notre liste de clients à aucune organisation externe.

La communication de vos renseignements personnels

Dans certaines circonstances, W. Glen How & Associés S.E.N.C.R.L., s.r.l. divulguera vos renseignements personnels :

  • - lorsque nous avons l’obligation ou l'autorisation légale, comme par exemple, un ordre de la cour;
  • - lorsque vous avez consenti à la divulgation;
  • - lorsque les services juridiques que nous vous fournissons nous obligent à communiquer vos renseignements à des tiers (par exemple, une agence gouvernementale) votre consentement sera implicite, à moins d’indication contraire de votre part;
  • - lorsque ces renseignements sont nécessaires pour établir ou percevoir les honoraires;
  • - si nous engageons une tierce partie pour nous fournir des services administratifs (par exemple, les services de sauvegarde informatique ou d’archivage de dossiers) et la tierce partie est liée par notre politique de confidentialité;
  • - si nous avons recours à un témoin expert en votre nom;
  • - si les renseignements sont déjà connus du public.

La mise à jour de vos renseignements

Puisque nous utilisons vos renseignements personnels pour vous fournir les services juridiques, il est important que ces renseignements soient exacts et à jour. Si, dans le cadre du mandat de représentation, vos renseignements changent, veuillez nous en informer afin de nous permettre d’apporter les modifications nécessaires.

Vos renseignements personnels sont-ils protégés?

W. Glen How & Associés S.E.N.C.R.L., s.r.l. prend toutes les mesures raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre toute perte, modification, divulgation ou tout accès interdit. Certaines des mesures prises pour protéger vos renseignements personnels sont :

  • - la sécurité des locaux;
  • - l’accès restreint aux dossiers contenant les renseignements personnels;
  • - l’utilisation de moyens de protection technologiques, comme des logiciels de protection et des pare-feux afin de prévenir le piratage informatique ou l’accès non autorisé aux ordinateurs;
  • - des mots de passe internes et des politiques de sécurité.

Accès à vos renseignements personnels

Vous pouvez demander l’accès à tout renseignement personnel que nous détenons à votre sujet. Des renseignements sommaires sont disponibles sur demande. Les demandes plus précises qui impliquent des déboursés pour la récupération et l’archivage des renseignements peuvent être assujetties à nos honoraires courants et aux débours.

La correction des erreurs

Si W. Glen How & Associés S.E.N.C.R.L., s.r.l. détient des renseignements à votre sujet et que vous établissez que ces renseignements ne sont pas exacts, complets et à jour, W. Glen How & Associés S.E.N.C.R.L., s.r.l. prendra des mesures raisonnables pour les corriger.

L’accès à vos renseignements personnels peut-il vous être refusé?

Vos droits d’accès à vos renseignements personnels ne sont pas absolus. Nous pouvons refuser l’accès lorsque :

  • - le refus d’accès est exigé ou autorisé par la loi (par exemple, quand un document contenant vos renseignements personnels est visé par une revendication de secret professionnel par un de nos clients);
  • - vous donner accès aurait un impact déraisonnable sur les renseignements personnels d’autrui;
  • - les droits et les biens de notre cabinet doivent être protégés; ou
  • - la demande est frivole ou vexatoire.

Si nous refusons votre demande d’accès à vos renseignements, ou refusons une demande de corriger les renseignements, nous vous en donnerons les motifs.

W. Glen How & Associés S.E.N.C.R.L., s.r.l. ne se sert pas de votre numéro d’assurance sociale pour identifier ou organiser les renseignements personnels détenus à votre sujet.

Pouvez-vous demander l’anonymat?

Lorsque c’est juridique et pratique, nous pourrions offrir la possibilité de traiter les demandes générales sans donner votre nom (par exemple, les demandes de renseignements pour des recherches juridiques). La Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes exige que nous confirmions l’identité de tous les nouveaux clients. Elle pourrait également nous obliger à divulguer les renseignements à CANAFE à propos de certaines opérations importantes en espèces.

Communiquer avec nous

Vous devez savoir qu’un courriel n’est pas un moyen de communication sécurisé à 100 %, et vous devez en être conscient lorsque vous nous contactez afin d’envoyer des renseignements personnels ou confidentiels.

Modifications à la politique de confidentialité

Puisque W. Glen How & Associés S.E.N.C.R.L., s.r.l. passe régulièrement en revue toutes ses politiques et procédures, nous pourrions modifier notre politique de confidentialité à l’occasion.

Demande d’accès

Si vous avez des questions, ou voulez avoir accès à vos renseignements personnels, veuillez écrire ou envoyer un courriel à notre agent de la protection de la vie privée à :

W. Glen How & Associés S.E.N.C.R.L., s.r.l.

a/s Matthieu Rozon

C. P. 40

Georgetown, ON L7G 4T1

Bureaux : 13893, Highway 7

Téléphone : 905 873-4545

Télécopieur : 905 873-4522

Courriel : mrozon@wghow.ca

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez contacter le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à l’adresse suivante :

112, rue Kent

Ottawa, ON K1A 1H3

1 800 282-1376

Picture of an arrow icon pointing up